【保存版】タイムマネジメント3つの視点

毎日ブログ生活3639日目

 

 

 

なぜか疲れが取れず、

ウトウトしてしまいます。。。

 

 

 

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閑話休題

 

 

 

つい最近企業研修を

２件行ったのですが、

 

両方とも年末を迎え

忙しいという話になりました。

 

 

 

 

で、ちょこっと

タイムマネジメントの話をしたら、

実は研修の中でその話の

食いつきが良かったです^^;

 

 

 

意外と経営者でも

知らない人もいるらしいので、

今日はタイムマネジメントの

王道の話をしようかと思います。

 

 

 

私がタイムマネジメントで

意識しているのは以下の3つです。

 

 

 

１．７つの習慣

２．アイビーリーの100万ドルのアイデア

３．ランチェスター経営

 

 

 

１．７つの習慣

 

 

スティーブンコヴィー博士著

「7つの習慣」の

第3の習慣 最優先事項を優先する

です。

 

 

 

7つの習慣を知らなくても、

ここに記載されていた

タイムマネジメントの話は

ご存じの方が多いと思います。

 

 

 

タスクを

・緊急度

・重要度

の2軸で分けます。

 

 

 

第一象限・・・緊急でかつ重要なこと

第二象限・・・緊急ではないけれども重要なこと

第三象限・・・緊急だけれども重要ではないこと

第四象限・・・緊急でも重要でもないこと

 

 

 

第一象限で一番

わかりやすいのは

クレーム対応です。

 

 

第三象限は電話対応

などが該当します。

 

 

第四象限はSNSやYouTubeなどで

無駄に消費される時間です。

 

 

 

そして、

第二象限は

・採用教育

・戦略策定

・仕組やルール作り

・商品開発

・広告営業

などです。

 

 

 

7つの習慣では、

いかに第二象限の時間を

増やしていくか

ということが重要である

と説かれています。

 

 

 

まず、第四象限の時間を削って

第二象限の時間に充てます。

 

 

そして、第一象限や

第三象限の仕事が

減るような仕組み作りを

行っていきます。

 

 

 

すると、第一象限や

第三象限の時間が減るので、

ますます第二象限に

時間を費やすことができます。

 

 

 

やがて第一象限

第三象限の仕事を

全面的に委任することが

出来るようになっていくと、

 

経営者としての

第二象限の仕事だけが残る。

 

 

 

と言うわけです。

 

 

 

 

第二象限を優先して

仕事をするのは

「事前対応」することになります。

 

 

 

いかに「事前対応」によって

緊急の仕事の発生を減らしていけるのかが

重要です。

 

 

 

 

これを実行するために

まずは現在自分が持っている

タスクを付箋に書き出して、

 

緊急度の軸と

重要度の軸で分けた

マトリクスに貼り付けていきます。

 

 

 

 

 

 

↑

本当は横軸が緊急度(左の方が緊急度が高い)

縦軸が重要度(上の方が重要度が高い)です。

 

 

 

私はA3サイズの紙に

マトリクスを印刷して、

そこに付箋を貼り付けるようにしています。

 

 

２．アイビーリーの100万ドルのアイデア

 

 

 

 

これは日々のタスク管理の話です。

 

 

タイムマネジメントで大切なことは、

大切なことを大切にすることです。

 

 

 

つまり、第二象限の仕事の

優先順位を上げて

いかに第二象限の仕事から

着手するか

ということです。

 

 

 

前日の夜に

次の日にやるべきタスクを

6つだけ付箋に書きます。

 

 

 

そして、優先順位の高いものから

順番に番号を付けておきます。

 

 

 

翌日になったら

1番の付箋のタスクから始めます。

 

 

 

そのタスクが終わるまでは

他のタスクに手を付けません。

 

 

 

そして、その順番を守って

仕事をします。

 

 

 

やり切れなかった仕事は

再び付箋に書いて翌日の

6つに入れるなら入れます。

 

 

 

このようにして

タスク管理すると、

最優先すべきことから

着手することができます。

 

 

 

これは、必ず横やりが入るので

実行するのは結構困難ですが、

優先順位を意識できる点では

実行困難でもやる価値はあります。

 

 

 

３．ランチェスター経営

 

 

 

ランチェスター経営では

仕事時間は以下の

3つの時間に集約できる

と考えます。

 

 

①顧客対応時間

②実務時間

③移動時間

 

 

 

この中で、唯一利益が

生まれる可能性があるのは

①顧客対応時間

だけです。

 

 

 

ですから、

①顧客対応時間を

増やす必要があります。

 

 

 

②実務時間は、

①顧客対応時間で

すでに受注した

仕事をこなす時間です。

 

 

 

すでに①顧客対応時間で

利益は確定していますが、

②実務時間で

価値提供しなければ

最終的な利益にはなりません。

 

 

 

ですから、②実務時間は

いかに効率的に仕事を終える

ことができるようになるか、

効率が重視されます。

 

 

 

そして、③移動時間は

なんの利益も生まない時間です。

 

 

 

ですから、いかに

③移動時間を減らせるか

ということが大切です。

 

 

 

なるべく同じ方向の予定を

合わせるなどして、

移動時間は極力なくすように

スケジューリングします。

 

 

 

スケジュールする際に、

なるべくこちらの意向通りに

スケジュールできるように

交渉するかが重要です。

 

 

 

また、私の場合は

出張するときに旅費とは別に

出張料を請求することにしています。

 

 

 

移動してもいいですが、

移動にかかる時間分を

請求するようにしています。

 

 

 

まとめ

 

 

 

また、

家族との時間(第二象限)を

優先するために、

学校行事などの予定は

年度開始時に年間学校予定表から

拾って先にブロッキングしておきます。

 

 

 

 

1つ決まった予定に

同じような予定を

なるべく固めるようにすると

効率が良くなります。

 

 

 

事務仕事する日は

徹底的に事務仕事をいれ、

 

外出する日は徹底的に外出の用事、

それも同じ方向の用事を入れます。

 

 

 

このようにして少しずつ

時間を捻出していき、

 

捻出した時間を

第二象限に充てていきます。

 

 

 

 

すると事前対応として

仕組化ルール化

マニュアル化したり

人を採用教育したりして

 

ますます時間を

捻出できるように

なります。

 

 

 

 

ですから、

「時間がない」

と言う場合は、

 

まず第四象限や

移動時間を削って

第二象限に投資し、

 

第一象限第三象限の

発生確率を押さえ、

 

第二象限に時間を

集中投資していきましょう。

 

 

 

それではまた明日～

 

 

 

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