事前準備を怠ったミーティングの末路

毎日ブログ生活3581日目

 

 

 

最近、フィットイージーで

サウナの予約を取って

サウナに入ることを意識しています。

 

 

 

いわゆる「整う」という感覚を

体験したいと思い、

 

ChatGPTにサウナの入り方を

確認した上でサウナに入っているのですが、

 

30分と言う時間制限が気になりすぎて、

整うよりもソワソワの方が勝ってしまって

なんだかなぁという感じになっています。

 

 

 

ちなみにChatGPTによると、

30分で整う感覚を得ようとすると

「サウナ5分、水シャワー1.5分、外気浴2分

の合計8.5分セットを最低2回行いなさい」

と言われます。

 

 

 

結構せわしないので、

時間にハラハラして

副交感神経が

優位に立ちません。。。

(整う感覚になりません)

 

 

 

 

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閑話休題

 

 

 

何事でも打合せや

ミーティングを行う際には

論点を整理しないといけません。

 

 

 

何について論じるかを

決めて話をしないと

 

話があっちに行ったり

こっちに行ったりして

 

決めるべきことを

決めることができません。

 

 

 

通常、私がファシリテーション

(進行役)を行う際には

事前に論点を整理してから

ミーティングに臨みます。

 

 

 

議論を円滑に行うため

ファシリテーションの技術には

「仕込み」と「さばき」

という2つの技術があります。

 

 

 

仕込みと言うのは

ミーティングが始まる前の

事前準備の技術を指します。

 

 

 

さばきと言うのは

ミーティングの最中の技術

を指します。

 

 

 

当日のさばきを

楽にするために

事前に仕込みをする

必要がある

と言う考え方です。

 

 

 

仕込みとは

事前に論点を整理しておいたり、

ミーティングに参加する人の

態度や価値観などを

事前に想定しておくことなどです。

 

 

 

通常、ミーティングは

単発で終わりません。

 

 

 

プロジェクトの進捗管理したり

問題を解決するために

定期的にミーティングを

重ねていきます。

 

 

 

ですから、

プロジェクトの初めから

終わりまでを想定して、

 

今後論じる必要がある論点を

すべてテーブルに乗せて、

 

今論じるべき論点、

先送りしても良い論点

 

などをある程度決めておきます。

 

 

 

また、それぞれの論点に対する

各参加者の態度などを想定して

 

この論点は時間がかかる、

この論点はさらっと行こう

などとシミュレーションしておきます。

 

 

 

こうして仕込みをしたうえで

さばきをすると、

当日がかなり楽になります。

 

 

 

逆に、仕込みをせずに

ミーティングに臨むと、

 

考えないといけないことが

多くなりすぎて

頭のキャパが

足りなくなります。

 

 

 

 

先日、

あるミーティングで

仕込みをほとんどせずに

ミーティングに

突入してしましました。

 

 

 

話をしながら論点を整理し、

進行の手順をその場で考えて

行き当たりばったりで

行きました。

 

 

 

結果、相手と私の2人だけの

ミーティングなのに、

めちゃくちゃ時間が

かかってしまいました^^;

 

 

 

 

論点の洗い出しをしながら

 

どの論点から話をすべきか

と言うことをその場で考え、

 

論点からずれたときに

軌道修正して

 

などやっていたら

あっという間に時間が

経ってしまいました。

 

 

 

しかも、必要な部分まで

行かずにタイムオーバー^^;

 

 

 

これはコンサルの

場面ではなかったので

よかったのですが、

 

時間制限がある

場だったとしたら

ぞっとします^^;

 

 

 

せめて事前に15分でもよいので

論点整理して臨むだけで

きっと違った展開があったのだろうと

感じています。

 

 

 

 

少しでも良いので事前準備を

やっていこうと強く思いました。

 

 

 

 

それではまた明日～

 

 

 

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