会議が時間内で終わらないのは事前準備が足りないからです

毎日ブログ生活3353日目

 

 

 

昨日は大学同窓会の理事会でした。

 

 

ここ7年ぐらい理事を

やっているのですが、

 

今の会長になってから5年間、

いつも理事会が荒れます(笑)

 

 

でも、今回は珍しく

執行部(会長)側が

善戦しました(笑)

 

 

 

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閑話休題

 

 

 

理事会が荒れる理由は、

一言で言えば、

不信感がぬぐえないから、

です。

 

 

 

別に悪いことしていないのに、

情報公開をめんどくさがって

やらないから、

他の理事に不信感が募ります。

 

 

 

今回は、

そういう不信に感じられる

場面がなかったと私は思いました。

 

(ただ、議事録の公開を

めんどくさいとか言っちゃう辺りが

なんとも言えないのですが。)

 

 

 

 

まあ、理事の中には、

会長を嫌っている人も含まれていて、

 

そういう人たちは

自分の持論(会長批判)を展開します。

 

 

 

 

でも、今回に関しては

そうした会長批判は

ちょっと的を射ていないなと

感じる内容が多かったです。

 

 

 

そもそも、論点がズレている。。。

 

 

 

今回の理事会で

話し合わなければならないのは、

総会資料に記載する

来年度の事業計画と予算案でした。

 

 

 

しかし、

事業計画の記載内容よりも、

事業内容の執行の仕方に

対する批判になっている。。。

 

 

 

理事会は会長が進行するのですが、

自分が批判の矢面に立っているので

議論を打ち切って先に進めるのも難しい。。。

 

 

 

結局時間内に理事会が終わらず、

会場を移して懇親会(食事)の時間に

審議することに。

 

 

 

いつも2時間で

時間が足りないのだから

3時間取った方がいい、

 

と私が提言しているにも関わらず

2時間しかとっていないから

やっぱり時間が足りません。

 

 

 

 

会議の進行には

「しこみ」と呼ばれる事前準備と

「さばき」と呼ばれる当日の進行の

両方のスキルが必要です。

 

 

 

 

 

 

 

議題や論点の確認はもちろん、

だれがどんな態度を取りそうかなども

事前に予測しておくことで

対応も事前に考えておくことができます。

 

 

今回の会議ではどんな状態から始まって、

どこに終着しないといけないのかも

事前に確認しておきます。

 

 

 

こうした事前に準備できることを

きちんと準備していないと、

 

当日になって頭が

キャパオーバーになって

予定の着地点まで

進行することができなくなります。

 

 

 

 

そして、当日も議論の状態を見ながら、

その人が主張している意見の裏側にある

論点をこちらで瞬時に把握する必要があります。

 

 

 

 

その中で、

今日この場で論じるべき事、

次回に回すべきことを判断して、

時間内に今日到達させないと

いけない所まで到達させないといけません。

 

 

 

 

実は、ファシリテーションの技術は

コンサル技術の中でも

一番難しいと言われています。

 

 

 

 

次回からは、進行役を

会長とは別の人を立てた方が

うまくいくと私は思っています。

 

 

 

執行部としての回答をしながら

進行もやるというのは

脳のキャパを使いすぎです。

 

 

 

 

少しでも進行役の負担を減らすのも、

会議を円滑に進めるための

効果的な方法です。

 

 

 

それではまた明日～

 

 

 

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