会議の進行をうまくやるには

毎日ブログ生活2709日目

 

 

 

昨日は大学の同窓会の

理事会に出席してきました。

 

 

 

この理事会は

いつも紛糾するのですが、

 

今回は割とマイルドに

収まったかなと思います(笑)

 

 

 

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閑話休題

 

 

 

理事会だけではなく、

会議を行う時は

 

論点の整理を

きちんと行わないと

 

会議そのものが

うまく行きません。

 

 

 

 

 

昨日も、

総会資料の記載内容に関して

審議しないといけない所、

 

記載内容から転じて

理事会運営のやり方に

話が脱線してしまい、

 

審議事項とは別の論点で

話が進んでしまいました。

 

 

 

論点を整理するタイミングを

失ったので仕方なく

その話に付き合いましたが、

 

本来であれば

審議事項以外の論点は

保留にして

 

審議事項に焦点を絞って

話をしないといけません。

 

 

 

このようにして

話の論点を整理して

提示するのが

 

ファシリテーター

（進行役・今回の同窓会理事会では会長）

の役割なのですが、

 

まあ、そもそも会議を

あまりやったことがない人が

 

そういうことをすることは

なかなか簡単ではないです。

 

 

 

 

ファシリテーターとしての

スキルを高める方法に

質問会議

という会議のやり方があります。

 

 

 

質問会議に関しては

今日は詳述しませんが、

 

問題解決と

個人のリーダーシップ(影響力)開発と

チーム学習(チームとして成果を出す方法)の

3つを同時に達成することができる

手法です。

 

 

 

 

質問会議で成果を出すためには

参加者全員がファシリテーターとしての

能力を開発する必要があります。

 

 

 

 

そして、実際の

ファシリテーションを

行うためには、

事前準備がかなり重要です。

 

 

 

話の論点は何になりそうなのか、

その論点に対して、

誰がどのような態度を表明しそうなのか、

 

あらかじめ整理しておかないと、

いざという時にうまく回りません。

 

 

 

 

ファシリテーションの

事前準備のことを

「仕込み」と言います。

 

 

 

そして、

いざ会議の場面で

どのように

ファシリテーションする

のかを「さばき」と言います。

 

 

 

この「仕込み」と「さばき」の

両方がうまく行って、

初めて成果が上がる会議を

行うことができます。

 

 

 

このような

ファシリテーションの

作法については

以下の本が参考になります。

 

 

 

 

 

 

もし、管理職などで

会議の進行をやらないといけない人は

ちょっと難しめの本ですが、

是非読んでみることをお勧めします。

 

 

 

それではまた明日～

 

 

 

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